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2020年09月13日

スモールビジネス独特のお問い合わせの回答方法3選

近年では、やたら「効率化」が叫ばれているように思います。
例えば、大手企業では、お客さまからの問い合わせの回答など、だれでもできるように、マニュアル化することもあるでしょう。

スモールビジネスの場合は、もう少しバランスよくできるかなと思い、本記事を書いてみました。

先日たまたま、お客さまからのお問い合わせの回答に、YouTubeを使ってみました!本記事では、そんなこともお伝えします。

■弊所が「効率化」とは真逆!その理由3つ

弊所は「効率化」とは真逆とも言えます(笑)

その理由は3つです。まず、
✔弊所がスモールビジネスだからです。

そのほかには、
✔士業(資格業)だからです。
お問い合わせにだれでも(無資格者でも)回答できる、という状態にする必要がありません。

✔個人向け(BtoC)の比較的高額なサービスだからです。
マニュアル化できるような画一的な回答では、不十分なことが多いものです。

よって、マニュアル化は難しいものです。
マニュアル化する意味がないとも言えます。

お客さまからの問い合わせについては、わたしが個別に対応します。
スモールビジネス独特のお問い合わせの回答方法と言えるかも知れません。

<弊所独特のお問い合わせの回答方法3選>
✔①文章をそのつど考えて回答
✔②ブログで回答
✔③YouTubeで回答

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■弊所独特のお問い合わせの回答方法3選

■①文章をそのつど考えて回答

お問い合わせ内容はさまざまです。
回答の際に、過去のメールや定型文をコピペして対応できることは、ほとんどありません。

また、時代に応じた最新の回答が必要なこともあります。

弊所ではこれまで、500件近いお問い合わせに回答してきました。
お一人様と、100通近いメールのやりとりをしたこともあります。

効率性よりも、お客様ごと・事案ごとに回答を行っています。

ただ、それが大変かというと、そんなことはありません。
もともと好きでこの仕事をやっています。

お問い合わせに回答すると、わたし自身も成長できます。
お問い合わせを頂けることに感謝です!

上記の「時代に応じた最新の回答」には、法律改正等だけでなく、わたしの「成長分」も入っています。


■②ブログで回答

お問い合わせを多数いただく中で、具体的な質問を、一般化・抽象化できることがあります。

そこで、「具体から抽象」に変換した内容を、当ブログに書いています。
お問い合わせに回答するのが大変でないのは、ブログのネタを得られるという感覚もあるからです(笑)

お問い合わせに回答する際には、①を補足する意味で、当ブログのリンクをお送りすることがあります。

あるいは、ブログの一部をコピペして、具体的な質問に当てはめることもあります。上記の逆、つまり「抽象から具体」の変換を行います。

さらに、ブログを見直すことで、ブログの改善にもつながります。

■③YouTubeで回答

文章だけで説明しにくい場合は、動画も利用して回答できたらいいなとずっと考えていました。

先日、あるお客さまからのお問い合わせが、たまたま私どもでYouTubeにアップした動画の内容でした。
そこで、通常の回答(①、②)に加えて、YouTubeのリンクを送りました。★これが本記事を書いたきっかけです。

YouTubeもブログと同様に、やや一般的な内容ですので、必ずしも個別のお問い合わせに対応できないこともありますが、関連知識としてご参考になればいいなと思います。

そして今後は、お問い合わせがあってから、動画を作成し、YouTubeにアップして回答するのもいいかなと思っています。

ちなみに、YouTubeには「限定公開」という機能があります。
リンク先のURLを知っている人だけが動画を見ることができる機能です。
メールの添付ファイルにパスワードを付せるようなものです。

そもそもセキュリティ上問題がある内容は、慎重に取り扱っていますが、このYouTubeの限定公開は、なにかに使える可能性があるかなと考えています。

■効率化できない仕事でスモールビジネスの良さをさらに活かす

弊所では、効率化・マニュアル化できる部分と、そうでない部分とを、切り分けてバランスを取っています。

効率化・マニュアル化できない仕事は、AIやロボットに代わられにくい仕事とも言えますね。この部分を充実させることで、スモールビジネスの良さがさらに活かせるのかなと思います。

効率化・マニュアル化ばかりが叫ばれる近年、ちょっとバランスを取る意味でも、本記事がご参考になれば幸いです。

<続く>
弊所がYouTubeに動画をアップしているのは広告収入が目的ではない

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