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2020年09月15日

「返信は不要です」と記載するより賢くメールを終わらせる方法

仕事でメールをしていると、こんなことを感じることはありませんか?
✔相手からのメールには必ず返信したい
✔こちらからのメールで終わらせたい

私どもがやや特殊なサービス業だからかも知れませんが、同じように感じる方もいらっしゃるでしょう。

メールの相手がていねいな方だったりすると、
「承知しました」「よろしくお願いいたします」
それだけのメールを、何回か繰り返したりすることもありますね。

本記事は、メールを終わらせる方法について考えてみます。

私どもが、個人様・社長様を専門にし、さまざまな立場の方とメールをしている実経験からです。

結論としては、
✔長い署名と短い署名を使い分ける
ということです。

■「返信は不要です」と記載するのが礼儀?

メールを賢く終わらせる方法が、ネットで紹介されていました。

それは、
✔「返信は不要です」と文末に記載する
というものです。

これが礼儀であると紹介されていました。

ネットのいいところで、この方法に対しては、多数のコメントが。
賛否両論でした。むしろ非礼ではないか?という意見すらありました。

そこで、私どもの実体験から、別の方法をご紹介します。


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■長い署名と短い署名を使い分ける

メールを終わらせるために、こんな方法はいかがでしょうか?
上記方法よりも、直接的ではありませんが、相手に察してもらう方法です。

それは、
✔長い署名と短い署名を使い分ける
✔メールを終わらせたいときには、短い署名にします。

なんとなく「ではこの辺で失礼します」と消え去るような印象ではないでしょうか?(笑)

この方法が、非礼かどうか?世の中がどう思うか?は、なんとも言えません。

ふと気づくと、同じようにしている方がいらっしゃることに気付きます。
また、私どもがそうしているために、お客さまも同じようにしてくることもあります。

私どもはこの方法がうまくいっているようです。

■なぜ署名が短いとメールが終わるのか?

なぜ私どもがこうしているかというと、単にスマホの操作がへたくそだからです(笑)

わたしは特許庁に行って、特許調査など仕事していることがあります。
メールの返信をスマホですると、署名が短くなるのです。

すると、メールの相手方が、わたしが外出していることや、忙しそうにしていること(実際はともかく)を、察してくれるのでしょうか。そこでメールは終わります。本当に申し訳ないというか、ありがたいことです。


メールの本文が短いことよりも、署名が短いことがポイントです(そもそも本文は、必要な情報のために短くできないこともあります)。
「いつもと違うメール」という感じが出ていて、「ここで終わりにしましょう」的なメッセージに聞こえるのかも知れません。

この方法も賛否両論あるかも知れませんが、使える方は、ちょっと試してみてはいかがでしょうか。自己責任でお願いします(笑)

このブログでは、アイデアを扱う特許事務所(弁理士)らしく、本記事のようなちょっとした気づきもお伝えしてまいります。引き続きよろしくお願いいたします。

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