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2018年01月31日

ヒューマンエラーを激減させる方法を考えてみる【アイデアの発掘】

早いもので今年も1月が終わりましたね。

お客さまに送る書類で、作成頻度は少ないけれど定期的に送るような書類があります。例えば、弊所:東雲特許事務所(しののめ特許事務所)のような士業では、請求書などがそんな書類です。

今月の請求書を作成しつつ、時の経つのは早いなと、しみじみしています(笑)

●ヒューマンエラーは起こること前提?

作成頻度が少ない書類だと、どうしてもヒューマンエラー(人的ミス)が発生するものです。

例えば、ある人が、90%ミスなしで作成できるけど、10回に1回はミスをするとしましょう。このミスをしない率を、91%、92%、93%・・・と上げるのは容易ではありません。どんなにベテランになっても、また、優秀なチェック者がいたとしても同じです。

そこで世の中では、ヒューマンエラーは起こること前提で、どう対処すべきか?というお話しもあるくらいです。しかし、お客さまからしたら、エラーは無いに越したことはないでしょう。

●ヒューマンエラーを激減させる方法を考えてみる

そこで、ヒューマンエラーを激減させる方法を考えてみましょう。

「同じ書類を2人で作って、付き合わせる」というのはどうでしょうか?

もし書類の内容が異なっていれば、少なくとも一方は、エラーをしていることがわかります。

一方、書類の内容が同じなのに、そこにエラーがあるなんてことは、ほとんどないでしょう。仮に90%ミスしない2人が、2人がともにエラーをする確率は1%です。しかもそのエラーの内容が同じなんてことは、ほとんどないと言っていいでしょう。何十年に一度もミスが起きないということになったら、すばらしいですね。

上記はもちろん一例です。ただ、エラーがあって困るのはお客さまです。それを無くすために、いろいろ考えてみることそれ自体が重要ですね。

●業務効率・生産性向上も行き過ぎるとすべて失うハメに?

いま世の中では「業務効率」とか「生産性向上」などが叫ばれています。上記のようなことを実際にやろうとすると、そんな人的余裕はないと言われそうです(笑)

ちなみに、弊所の仕事は、知的財産権という創造性が必要な仕事ですので、必要以上に業務効率や生産性向上を求めることはありません。むしろゆとりを重視しています。運がいいことに、上記のようなことができるのです。

上記でしみじみしたように(笑)、わたし自身も請求書を作成しています。今月の仕事を振り返るよいきっかけになります。特許実務の向上だけでなく、本来の仕事である営業や財務にも相乗効果があると考えています。

わずかばかりの業務効率や生産性向上のために、大きなミスをしたらすべて失うハメになるかも知れません。そんなことは避けたいものですね。弊所はおかげさまで順調ですが、兜の緒を締め直すためにこんな記事を書いてみました。少しでも参考になれば幸いです。

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